Persondatapolitik

Persondatapolitik for Købehavns Lærerforenings Kolonier

Persondatapolitikken gælder for indsamling og brug af personoplysninger for Københavns Lærerforenings Kolonier

Københavns Lærerforenings Kolonier er dataansvarlig

Københavns Lærerforenings Kolonier er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Virksomhedens kontaktoplysninger er:

Københavns Lærerforening Kolonier

Frydendalsvej 20, 1809 Frederiksberg C

CVR: 16133515

Website: www.kolonierne.dk

Tlf.: 33254425

E-mail: kolonierne@kolonierne.dk 

 

Du er altid velkommen til at kontakte Københavns Lærerforenings Kolonier hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger.

 

Personoplysninger Københavns Lærerforenings Kolonier behandler

Københavns Lærerforenings Kolonier behandler følgende kategorier af personoplysninger:

  • Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, forsikringsoplysninger og CPR-nummer på forælder/værge til børn, som er tilmeldt en koloni. Konto- og registreringsnummer ved aflysning af koloniophold.
  • Årsopgørelse på forælder/værge, der søger om friplads til deres børn på sommerkoloni
  • Navn, adresse, email, telefonnummer, skole, klasseårgang, CPR-nummer, forsikringsoplysninger, oplysniger om social adfærd og helbredsoplysninger på børn, som er tilmeldt en koloni.
  • Portræt- eller situationsbilleder af personer, der har været på koloni.
  • Navn, telefonnummer, adresse, email på personer, der lejer en koloni til privatbrug. Medlemsnummer på foreningsmedlemmer, der gør det samme. Desuden kontonummer på lejere, der rettidigt aflyser en booking.
  • Navn, telefonnummer, adresse, email på en lejer samt EAN- og IDENT-nummer på skolen, ved booking af en koloni med skolen som lejer.
  • Oplysninger om personers adfærd på kolonierne.dk i form af cookies (se cookie-politik)
  • Oplysninger på personale på sommerkolonier som navn, CPR-nummer, bankoplysninger og børneattest
  • Oplysninger på tilsynsførende på kolonier som navn, adresse, CPR-nummer, bankoplysninger, børneattest og straffeattest
  • Oplysninger på medarbejdere hos Københavns Lærerforenings Kolonier, som navn, adresse, CPR-nummer, bankoplysninger, børneattest og straffeattest

 

Københavns Lærerforenings Kolonier bruger personoplysninger til

Københavns Lærerforenings Kolonier bruger dine personoplysninger til følgende formål:

  • Navn, adresse, telefonnummer og email på forælder/værge bruges til at kunne kontakte forælder/værge om forhold vedrørende barnet på koloni. CPR-nummer på forælder/værge bruges ved behov for hospitalsbesøg eller lignende. Konto- og registreringsnummer bruges til tilbagebetaling i tilfælde af rettidig aflysning af koloniophold.
  • Årsopgørelsen fra forælder/værger indsamles for at bestemme, hvorvidt forælders/værges indkomst giver barnet ret til friplads på koloni. Den samlede indtægt for husstanden skal være under den eksisterende fripladsgrænse for at give friplads.
  • Kontaktoplysninger på børn bruges til at kontakte forældre gennem børnene, hvis forældrene ikke kan tale dansk. Desuden bruges kontaktoplysninger fra år til år på at sende børn på den bedst mulige koloni for dem. CPR-nummer på barnet bruges i tilfælde af behov for hospitalsbesøg eller lignende. Oplysninger om barnets sociale adfærd bruges for at give barnet den bedst mulige koloni-oplevelse, for eksempel ved valg af pædagogisk personale til det enkelte barns behov. Helbredsoplysninger om barnet bruges for at kunne give barnet den rette behandling/medicin under koloniopholdet samt viden om allergier eller lignende. Oplysninger om skoletilknytning bruges til at matche børn på bedst mulig måde.
  • Situationsbilleder forbeholder vi os retten til at offentliggøre i kommunikationen om Københavns Lærerforenings Kolonier. Portrætbilleder offentliggøres kun ved forældre/værges samtykke. Samtykke kan til ethvert tid trækkes tilbage.
    Der vil kun blive taget billeder af børn, hvis forældre har givet lov til dette.
  • Kontaktoplysninger på lejere, der ønsker at leje en koloni, bruges til at gennemføre booking af kolonien. Kontooplysninger på lejere bruges til at tilbageføre penge i tilfælde af rettidig aflysning af koloni-ophold. Skolens EAN- og IDENT-nummer bruges ligeledes til at gennemføre en booking med skolen som lejer.
  • Personers adfærd (Cookies) på kolonierne.dk bruges til at videreudvikle hjemmesiden og forbedre brugeroplevelsen.
  • Københavns Lærerforenings Kolonier opbevarer oplysninger på medarbejdere, både hos Københavns Lærerforenings Kolonier, personale på feriekolonier og tilsynsførende på feriekolonier for at kunne opfylde aftaler, herunder udbetaling af løn.
  • Børneattester indhentes fra al personale, der har virke hos Københavns Lærerforenings Kolonier for at sikre os, at de personer vi ansætter, ikke har overtrådt lovgivningen. Desuden er det et kommunalt krav, at vi har børneattester på alt personale, der har mulighed for at opnå kontakt med børn under 15 år.
  • Straffeattester indhentes for fastansat personale hos Københavns Lærerforenings Kolonier. Straffeattester bruges for at sikre, at vi ikke ansætter mennesker, der har overtrådt lovgivninger, der har betydning for ansættelsesforholdet.

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger

Når Københavns Lærerforenings Kolonier behandler personoplysninger om dig, vil det ske efter følgende behandlingsgrundlag:

  • Behandlingen af oplysninger på medarbejdere, som for eksempel kontaktoplysninger og kontooplysninger, sker på baggrund af et samtykke fra personen efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra a og bruges i overenstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra b.
  • CPR-numre er indsamlet i overenstemmelse med databeskyttelseslovens § 11 og databeskyttelsesforordningens artikel 7.
  • Helbredsoplysninger er indsamlet i overenstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 9 stk. 2.
  • Samtykke er indsamlet i overenstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 4 stk. 11 og artikel 7.
  • Børne- og straffeattester er indsamlet med samtykke og i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 10.
  • Billeder er indsamlet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1. litra f.

 

Videregivelse af personoplysninger

Københavns Lærerforenings Kolonier videregiver dine oplysninger, hvis det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig, du har givet samtykke til.

  • Oplysninger på personer, der er tilmeldt en af Københavns Lærerforenings Kolonier videregives til Speedadmin Aps, som vi har databehandleraftale med.
  • Oplysninger på personer, der er tilmeldt en af Københavns Lærerforenings Kolonier videregives til Københavns Kommune, som vi har databehandleraftale med.
  • Oplysninger på personer, der ønsker at leje en koloni videregives til Compusoft A/S, som vi har databehandleraftale med.
  • Oplysninger på personale på kolonikontoret samt personale og tilsynsførende på sommerkolonier videregives til Microsoft C5, som vi har databehandleraftale med.
  • Oplysninger på personale på kolonikontoret samt personale og tilsynsførende på sommerkolonier videregives til Economic, som vi har databehandleraftale med.

 

Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer 

Københavns Lærerforenings Kolonier overfører ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU og EØS.

 

Dine personoplysninger stammer fra

Oplysninger på børn på koloni og forældre/værge stammer fra forældre/værge selv. Oplysninger på lejere af kolonierne stammer fra lejerne selv. Oplysninger på ansatte hos Københavns Lærerforenings Kolonier stammer fra ansatte selv og er indsamlet i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6.

 

Opbevaring og sletning af dine oplysninger

Københavns Lærerforenings Kolonier opbevarer din personoplysninger, så længe det er nødvendigt for Københavns Lærerforenings Kolonier at kunne behandle dine oplysninger, jf. Københavns Lærerforenings Koloniers slettepolitik, som findes nederst på siden her.

 

Ansvar for politikken

Københavns Lærerforenings Kolonier er ansvarlige for politikken. Den ansvarlige kan udstede supplerende retningslinjer for overholdelse af politikken, herunder fx om håndtering af de registreredes rettigheder, fortegnelser og anden dokumentation.

Hver medarbejder hos Københavns Lærerforenings Kolonier er ansvarlig for at sikre, at persondatapolitikken overholdes i det daglige arbejde. Hver medarbejder opretholder den dokumentation for overholdelse af reglerne, som den ansvarlige kræver samt indarbejder i deres daglige arbejdsprocesser, hvad der er nødvendig for en korrekt efterlevelse af persondatapolitikken.

 

 

Opfølgning og revision

Medarbejdere der konstaterer forhold, der kan være i strid med denne politik, har pligt til at gøre den ansvarlige opmærksom herpå.

Revision af Københavns Lærerforenings Koloniers efterlevelse af politikken og tilhørende retningslinjer sker løbende.

Konkrete konstateringer, der kræver handling og/eller ændringer af persondatapolitikken, skal meddeles til den ansvarlige, der kan fastsætte nærmere procedurer herfor.

 

Dine rettigheder

Når Københavns Lærerforenings Kolonier behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

  • Ret at trække dit samtykke tilbage:

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte Københavns Lærerforenings Kolonier telefonisk eller pr. e-mail eller brev til virksomhedens adresse. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det ikke betydning for lovligheden af de behandlinger, som virksomheden allerede har foretaget på baggrund af dit samtykke.

 

  • Ret til at få indsigt i dine oplysninger:

Du kan til enhver tid få indsigt i, hvilke oplysninger virksomheden behandler om dig, og hvordan dine oplysninger behandles. Det kan du gøre ved at kontakte Københavns Lærerforenings Kolonier telefonisk eller pr. e-mail.

 

  • Ret til at få berigtiget dine oplysninger:

Du har ret til at få dine oplysninger rettet, hvis virksomheden har urigtige oplysninger om dig.

 

  • Ret til at få slettet dine oplysninger:

I visse tilfælde kan du have ret til, at virksomheden sletter dine oplysninger inden det tidspunkt, hvor oplysningerne almindeligvis ville blive slettet.

 

  • Ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger

I visse tilfælde kan du have ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må virksomheden fremover kun behandle oplysningerne, bortset fra opbevaring, med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

  • Ret at gøre indsigelse mod behandlingen

I visse tilfælde har du ret til at gøre indsigelse mod virksomhedens behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

 

  • Dataportabilitet

I visse tilfælde har du ret til få flyttet dine personoplysninger fra virksomheden til en anden dataansvarlig eller at få dem udleveret i et struktureret og maskinlæsbart format.

 

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Københavns Lærerforenings Kolonier enten skriftligt eller telefonisk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/media/6565/registreredes-rettigheder.pdf

 

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over Københavns Lærerforenings Koloniers behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet på tlf. 33193200 eller e-mail: dt@datatilsynet.dk.

 

Ikrafttræden

Databeskyttelsespolitik for Københavns Lærerforenings Kolonier er revideret den 27.08.2020

 

 

 

 

 

Slettepolitik

 

Oplysninger

 

Slettefrist

Børn der er tilmeldt en sommerkoloni

 

Helbredsoplysninger og oplysninger om social adfærd slettes hvert år i uge 42, efter alle koloni-ophold er afsluttet og eventuelle sager eller spørgsmål efter en koloni er opklaret. Kontaktoplysninger og CPR-oplysninger opbevares til barnet er 15 år eller ikke har været på koloni i tre år.

Forældre/værger til børn der er tilmeldt koloni

 

Kontaktoplysninger og CPR opbevares til barnet fylder 15 år eller ikke har været på koloni i tre år. Årsopgørelse opbevares 5 år jf. bogføringsloven.

Lejere af kolonier

Oplysninger opbevares 5 år efter senest betalte regning jf. bogføringsloven

Personer der besøger kolonierne.dk

Statistik indsamles i anonymiseret form, jf. vores cookiepolitik

Kolonipersonale

Kontaktoplysninger, bankoplysninger og CPR opbevares 5 år fra det regnskabsår, hvor der senest er udbetalt løn. Børneattester slettes hvert år i uge 42, hvor alle koloniophold er afsluttet og eventuelle sager eller spørgsmål efter en koloni er opklaret.

Freelancere hos Københavns Lærerforenings Kolonier

5 år fra det regnskabsår, hvor der senest er udbetalt honorar

Fastansatte hos Københavns Lærerforenings Kolonier (ansatte på kontoret og tilsynsførende på kolonierne)

 

5 år efter ansættelsen er ophørt. Straffeattest slettes med det samme efter modtagelse og gennemsyn.

Medarbejderes emailkonti

12 måneder efter fratrædelse

Ansøgninger til stillinger på hos Københavns Lærerforenings Kolonier

6 måneder, med mindre der indhentes særligt samtykke.

 

 

Slettepolitikken bliver gennemgået årligt af den dataansvarlige, med henblik på om der er behov for ændringer af politikken.

 

 

 

Cookiepolitik

Københavns Lærerforenings Kolonier anvender cookies på kolonierne.dk, som er små filer, der gemmes på din computers harddisk, smartphone eller andet it-udstyr. De gør det muligt at samle information om, hvilke sider og funktioner du besøger. Cookies sikrer desuden at tjenester og services fungerer optimalt på hjemmesiden.

Når du besøger kolonierne.dk, modtager du en cookie. Der er ingen personlige oplysninger i cookierne – hverken e-mailadresse, bruger-id eller andre oplysninger.

kolonierne.dk bruger cookies til:

1)      At generere statistik og analyser over brugen af vores hjemmeside gennem Google Analytics, som udelukkende indsamler på anonymiseret vis – det vil sige, at Google ikke modtager nogen oplysninger om dig, inklusiv din IP-adresse.

2)      Når vi indlejrer indhold fra tredjepart, herunder Youtube, Vimeo, Twitter, Instagram og Facebook, kan det betyde, at disse sætter en cookie på din enhed, når du klikker på indholdet. Vi er ikke ansvarlige for cookies fra tredjepart. 

Du kan altid vælge om du vil acceptere eller afvise cookies, fx. kan du tillade cookies fra specifikke hjemmesider. Indstillingerne justeres i din browser. Du skal dog være opmærksom på, at der kan være funktioner eller services du ikke kan bruge, hvis du ikke tillader cookies.

Se følgende links for at få vejledning til at slette cookies fra din browser: 

Explorer

https://support.microsoft.com/da-dk/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer


Chrome

https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=da


Firefox

https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences


Safari

https://support.apple.com/da-dk/guide/safari/sfri11471/mac

Safari på IOS (iPhone, Ipad)

https://support.apple.com/da-dk/HT201265